3.1 Le suivi des forfaits jours
La fonctionnalité oHRis de suivi du forfait jours permet à chaque collaborateur concerné par une convention de forfaits jours de déclarer ses jours travaillés et chômés tout au long de l'année, et d'indiquer s'il a respecté ses temps de repos pour chaque semaine de l'année. Cette déclaration peut être suivie et validée par son responsable hiérarchique, ainsi que par le gestionnaire RH de sa société.
Pour paramétrer le suivi des forfaits jours dans oHRis, l'administrateur doit réaliser les paramétrages suivants :
1- Si le module Activités n’est pas activé sur l’instance oHRis, activer ce module.
2- Il faut tout d’abord activer la gestion des forfaits jours et les différents paramétrages au niveau de la société pour laquelle la gestion des forfaits jours doit être mise en place.
Dans le paramétrage de la société > Onglet Activités > Onglet général :
Dans le paramétrage de la société > Onglet Activités > Onglet Paramétrage de la feuille d’activité, cocher ou non (selon le besoin du métier) les paramètres suivants :
Les autres paramètres ne sont pas pertinents pour la gestion des forfaits jours dans oHRis.
Les paramètres suivants sont à la discrétion du métier :
En revanche, l’Ecart type doit être paramétré à 0.5, et le mode de saisie En fraction de journée.
Activer les envois de mail dans l’onglet Paramétrage des emails.
3- Création des « projets » permettant à l’utilisateur de déclarer son forfait :
3-1 Créer un projet global libellé « Travaillé »
3-2 Créer un projet global libellé « Non travaillé ». Mêmes paramètres que le projet Travaillé SAUF « oui » pour Considéré comme une absence.
4- Au niveau des types d’absence du module Congés, cocher la coche « Inclure dans le calcul du forfait jour » pour toutes les absences différentes des Congés annuels et RTT. Soit toutes les « absences » qui ne sont pas à comptabiliser en tant que jour « travaillé » dans la gestion des forfaits jours. Ne pas cocher cette coche pour les « absences » travaillées de type télétravail, formation, etc. car l’utilisateur devra renseigner une imputation sur ces journées particulières qui sont des temps de travail.
5- Modifications à apporter aux profils Activités déclarant et Activités valideur hiérarchique afin qu’ils visualisent uniquement les écrans dédiés à la gestion des forfaits jours :
5-1 Profil Activités déclarant
5-2 Profil Activité valideur hiérarchique
6- Créer un profil (ou plusieurs profils) Activités gestionnaire (selon le besoin du métier) avec les écrans suivants :
D’autres écrans peuvent être ajoutés, selon le contexte.
Puis définir :
* le ou les gestionnaires pertinents (en veillant à activer leur module Activités dans leur fiche utilisateur au préalable), et
* le périmètre de gestion pertinent également.
7- Ensuite, les actions de paramétrages suivantes peuvent être réalisées par le gestionnaire activités :
· Activer le module Activités pour les utilisateurs devant déclarer leur forfait jours
· Désigner un Responsable hiérarchique pour chaque utilisateur
· Paramétrer la valeur du forfait jours annuel pour chaque collaborateur